Martial arts membership software for dojos, clubs and MMA gyms

Una cintura bianca si iscrive con un abbonamento mensile. Due mesi dopo aggiunge un pacchetto da dieci lezioni per le sessioni no-gi che non riesce a seguire nelle sue serate abituali, e suo fratello entra sullo stesso pacchetto. Tutto convive su un solo profilo nello stesso momento, ognuno con il proprio prezzo, la propria validità e il proprio conteggio di crediti. Che lo chiami dojo, club, studio o scuola, un software di gestione per scuole di arti marziali deve reggere ciò che vende davvero, e ciò che vende raramente è un unico prodotto.

I crediti si scalano da soli quando si prenota una lezione e tornano per intero se viene annullata. Un abbonamento senza tetto di crediti è semplicemente illimitato. Quando un coach vuole restituire una sessione per cortesia, la reception corregge a mano le lezioni residue senza cancellare lo storico di ciò che è già stato usato.

Le sospensioni sono il punto in cui i software costano soldi agli allievi senza dirlo. Quando un'atleta parte per due mesi di camp, sospende l'abbonamento indicando un motivo. Al suo ritorno la scadenza si sposta in avanti esattamente del numero di giorni di sospensione, così non paga mai per un tatami su cui non poteva salire, e la sospensione resta nello storico dell'abbonamento per il giorno in cui qualcuno lo chiederà. Uno sconto funziona allo stesso modo: applicato alla vendita, con il motivo registrato accanto, così il prezzo e la ragione per cui non è quello di listino viaggiano insieme. Veda come funzionano pagamenti e fatturazione dall'inizio alla fine.

Un membro ha una disciplina principale e tutti i gradi secondari che pratica. Se assegna un grado di BJJ alla stessa persona, il suo livello di Muay Thai non si muove, perché la promozione appartiene a una disciplina e non alla persona. Lo storico mantiene questa distinzione: data, disciplina promossa e la nota scritta dal coach quel giorno.

Ogni disciplina ha poi il proprio sistema di gradi, e lo sceglie Lei. Cinture colorate con il loro set per il jiu-jitsu gi, livelli ordinati per boxe, kickboxing e lotta, e nessuna graduazione per un open mat che non prevede gradi. Judo, karate e taekwondo si aggiungono allo stesso modo, con nome, colore e icona propri, e una scuola che considera gi e no-gi due progressioni distinte le gestisce semplicemente come due discipline. Tutto ciò che un coach registra qui torna sul profilo del membro, accanto a presenze e pagamenti.

Quando un membro è minorenne, lo spazio membri chiede nome, telefono e grado di parentela del tutore, e considera il profilo incompleto finché non li ha. Il resto lo può compilare lo studente, ma il confine tra ciò che un membro può cambiare e ciò che appartiene alla scuola è applicato campo per campo sul server, non semplicemente disattivato a schermo. Nessuno modifica di nascosto la propria cintura, il proprio abbonamento o il proprio saldo.

La liberatoria è il suo testo. Un genitore la legge e la firma con un dito sul tablet alla reception, e la firma viene conservata con un PDF che può produrre su richiesta. Tutto il resto che le serve far firmare sta lì accanto: regolamento del club, consenso fotografico, consenso per un interclub. Gli studenti rileggono e scaricano la propria liberatoria firmata dallo spazio membri, il che chiude la telefonata che inizia con « mi mandi una copia ». E se una prima lezione viene prenotata senza liberatoria agli atti, il software manda un'e-mail a chi indica lei, invece di lasciare che ci si accorga di tutto alla porta durante un check-in nelle ore di punta.

Un membro può essere fatturato a un altro membro. Il profilo di chi paga elenca le persone a carico, mentre ogni figlio mantiene un profilo proprio, con la sua cintura, le sue presenze e il suo storico dei gradi. La famiglia è unita alla cassa e in nessun altro punto, così non perde mai di vista dove si trova ciascun figlio. Anche un pacchetto di crediti può essere condiviso tra due membri: una sola tessera familiare copre un genitore e un figlio, e le prenotazioni di entrambi scalano dallo stesso monte.

Sullo sconto fratelli conviene essere chiari, perché è qui che di solito i software promettono troppo. Non esiste un motore di regole che individui da sé un secondo figlio e applichi una percentuale. Lo sconto si applica quando vende l'abbonamento, con il motivo registrato sopra, così un anno dopo chiunque può capire perché quell'allievo paga quella cifra. È una decisione manuale con una traccia permanente, non un'automazione.

Capacity lives on the class and can be overridden on a single session, so one Saturday takes forty for an open mat without changing the recurring class underneath. A booking window, a cancellation cutoff and a no-show policy are yours to set, and when a session fills the waitlist takes over: the first student on it is booked and told the moment a place frees up. A single session can be cancelled on any date and reopened later, and closure days are declared once for the whole schedule. All of it is set from the class booking system.

Per il fight team, le competizioni hanno una sezione tutta loro: l'evento, gli atleti iscritti, il risultato e le note che ha preso all'angolo. Un interclub la domenica e un campionato nazionale a marzo sono entrambi solo eventi con una lista di atleti collegata. I report dividono poi il fatturato per disciplina, così un club che porta avanti Muay Thai, jiu-jitsu e un programma di karate per bambini vede quale dei tre paga davvero l'affitto. I club in Thailandia leggono tutto in thailandese, applicano prezzi in baht e raggiungono gli allievi su LINE: software per palestre in Thailandia.

Set the club currency to pounds and every price, receipt and report follows it. Subs split into monthly instalments are charged to the card through your own Stripe account, and a failed payment marks the member as owing instead of letting the membership drift on unnoticed. Cash at the door and bank transfers are recorded at the desk like any other payment, with the same numbered receipt.

Now the awkward part, said out loud rather than buried. MoveMembers does not collect subs by Direct Debit. There is no GoCardless, no Bacs and no SEPA. Subs run on card, including monthly instalments, plus PromptPay for clubs in Thailand. If your club is built on a mandate for every member, that is a real reason to stay where you are, and you should know it now rather than after an import.

Il resto si adatta senza problemi. Gli esami di grado si svolgono per disciplina e per trimestre, i corsi junior prevedono tutori e consenso firmato, e una sessione annullata per una festività esce dai giorni di chiusura. Se sta valutando il prodotto rispetto ai soliti nomi, la pagina Alternative a Mindbody presenta la rosa dei candidati senza far finta che vinciamo in ogni riga.