ข้อมูลสมาชิกอยู่ในมือคุณ กฎหมายจึงถามที่คุณก่อน

ไม่ครบ และไม่มีซอฟต์แวร์ตัวไหนทำให้ครบได้ด้วยตัวเอง ตามกฎหมาย ยิมคือผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล หน้าที่ในการแจ้งสมาชิก เลือกฐานทางกฎหมาย และตัดสินใจว่าจะเก็บอะไรไว้นานแค่ไหน ยังอยู่ที่คุณ สิ่งที่ระบบทำคือทำให้คุณลงมือตามที่ตัดสินใจไว้ได้จริง เช่น ส่งออกข้อมูล ลบโปรไฟล์ จำกัดสิทธิ์พนักงาน และตรวจสอบย้อนหลังได้

สิทธิขอให้ลบไม่ใช่สิทธิที่ใช้ได้ทุกกรณีแบบไม่มีเงื่อนไข เอกสารทางบัญชีและใบเสร็จมักมีกฎหมายอื่นกำหนดระยะเวลาเก็บไว้ต่างหาก ในทางปฏิบัติ ยิมส่วนใหญ่จะลบข้อมูลติดต่อและประวัติการเข้าคลาส แล้วเก็บเฉพาะรายการที่จำเป็นทางภาษีไว้ตามกำหนด ระบบลบไฟล์สมาชิกให้ได้ทันที ส่วนขอบเขตว่าลบอะไรได้บ้าง ควรตกลงกับผู้ทำบัญชีและที่ปรึกษาของคุณ

ระบบแนบไฟล์ไว้กับสมาชิกได้ จำกัดขนาดไฟล์และปฏิเสธชนิดไฟล์ที่เสี่ยง ส่วนจะแนบอะไร ยิมเป็นคนตัดสินใจเอง ทุกไฟล์ที่แนบคือข้อมูลส่วนบุคคลที่คุณต้องดูแล คำแนะนำตรงไปตรงมาคือ แนบเท่าที่ใช้งานจริงเท่านั้น ถ้าไม่มีใครเคยเปิดดูไฟล์ไหนอีกเลย การไม่เก็บคือทางที่ปลอดภัยกว่า และถ้าจะเก็บ ให้จำกัดสิทธิ์การเข้าถึงไว้เฉพาะคนที่ต้องใช้

ระบบเก็บชื่อผู้ปกครอง เบอร์ติดต่อ และความเกี่ยวข้องไว้ในไฟล์สมาชิก และบังคับให้กรอกเมื่อผู้สมัครยังไม่บรรลุนิติภาวะ เอกสารที่ต้องเซ็นก็ให้ผู้ปกครองเซ็นบนหน้าจอพร้อมวันที่ได้ ส่วนเกณฑ์อายุและรูปแบบความยินยอมที่กฎหมายไทยต้องการนั้นมีรายละเอียดปลีกย่อย ควรถามที่ปรึกษาของคุณให้ชัดก่อน แล้วค่อยตั้งขั้นตอนรับสมัครให้ตรงกัน

ต้องแยกให้ออกระหว่างข้อความที่เกิดจากการใช้บริการ เช่น ยืนยันการจอง เตือนคลาส และใบเสร็จ กับข้อความการตลาด เช่น โปรโมชันต่ออายุ ข้อความสองแบบนี้อาศัยฐานทางกฎหมายคนละอย่าง ระบบให้คุณเปิดปิดข้อความอัตโนมัติเป็นรายช่องทาง และสมาชิกยกเลิกการเชื่อมบัญชี LINE ได้เองทุกเมื่อ ส่วนการตัดสินใจว่าจะขอความยินยอมอย่างไรและเก็บหลักฐานไว้แบบไหน เป็นเรื่องที่ยิมต้องกำหนดเอง

ไม่ติด คุณกดส่งออกข้อมูลได้เองทุกเมื่อจากหน้าตั้งค่า ไม่มีค่าใช้จ่าย ไม่ต้องขออนุญาต ไม่ต้องติดต่อฝ่ายซัพพอร์ต และไม่มีขั้นตอนที่ทำให้ย้ายออกยากขึ้น เราถือว่าข้อมูลสมาชิกเป็นของยิม การส่งออกจึงเป็นปุ่มธรรมดาปุ่มหนึ่ง ไม่ใช่สิ่งที่ต้องต่อรอง