Le logiciel d'arts martiaux qui commence par l'abonnement

Une ceinture blanche s'inscrit sur un abonnement mensuel. Deux mois plus tard, elle ajoute un pack de dix cours pour les séances no-gi qui ne tombent pas ses soirs habituels, et son frère est rattaché au même pack. Tout cela cohabite sur une seule fiche, chaque produit avec son prix, sa validité et son compteur de crédits. Que vous appeliez l'endroit un dojo, un club, un studio ou une école, un logiciel de gestion d'école d'arts martiaux doit tenir ce que vous vendez vraiment, et ce que vous vendez tient rarement en un seul produit.

Les crédits se décomptent automatiquement à la réservation et reviennent en entier si le cours est annulé. Un abonnement sans plafond de crédits est simplement illimité. Quand un coach veut rendre une séance en geste commercial, l'accueil ajuste le nombre de cours restants à la main, sans effacer l'historique de ce qui a déjà été consommé.

C'est sur les gels que le logiciel coûte discrètement de l'argent aux élèves. Quand une combattante part deux mois en camp, vous mettez l'abonnement en pause avec un motif. À son retour, la date de fin recule exactement du nombre de jours gelés : elle ne paie jamais un tatami sur lequel elle ne pouvait pas monter, et le gel reste dans l'historique de l'abonnement pour le jour où quelqu'un posera la question. Une remise fonctionne pareil : appliquée à la vente, avec son motif noté juste à côté, pour que le prix et la raison qui l'écarte du catalogue voyagent ensemble. Voyez comment fonctionnent les paiements et la facturation, de bout en bout.

Un membre porte une discipline principale et autant de grades secondaires qu'il pratique de disciplines. Faites-le passer de grade en BJJ, son niveau de Muay Thai ne bouge pas, parce que la promotion appartient à une discipline et non à la personne. L'historique conserve cette distinction : la date, la discipline concernée et la note écrite par le coach ce jour-là.

Chaque discipline porte ensuite son propre système de grades, et c'est vous qui le choisissez. Ceintures colorées avec leur jeu de couleurs pour le jiu-jitsu gi, niveaux ordonnés pour la boxe, le kickboxing et la lutte, et aucun grade du tout pour un open mat qui ne se gradue pas. Judo, karaté et taekwondo s'ajoutent de la même façon, avec leur nom, leur couleur et leur icône, et une école qui traite le gi et le no-gi comme deux progressions distinctes en fait simplement deux disciplines. Tout ce qu'un coach note ici revient sur la fiche du membre, à côté des présences et des paiements.

Quand un membre est mineur, l'espace membre demande le nom, le téléphone et le lien de parenté du responsable, et considère la fiche comme incomplète tant qu'il ne les a pas. L'élève peut remplir le reste, mais la frontière entre ce qu'un membre peut modifier et ce qui appartient à l'école est appliquée champ par champ sur le serveur, pas seulement grisée à l'écran. Personne ne modifie discrètement sa propre ceinture, son propre abonnement ou son propre solde.

Votre décharge de responsabilité, c'est votre texte. Un parent la lit et la signe au doigt sur la tablette de l'accueil, et la signature est conservée avec un PDF que vous produisez à la demande. Tout ce que vous voulez faire signer d'autre se range à côté : règlement du club, certificat médical, autorisation pour un interclub. Les élèves relisent et téléchargent leur propre décharge signée depuis l'espace membre, ce qui met fin au coup de fil qui commence par pouvez-vous m'en renvoyer une copie. Et si un premier cours est réservé sans décharge au dossier, le logiciel écrit à la personne que vous désignez, au lieu de laisser la chose se découvrir à la porte en plein check-in chargé.

Un membre peut être facturé par un autre membre. La fiche du payeur liste les personnes à sa charge, tandis que chaque enfant garde sa propre fiche, avec sa ceinture, ses présences et son historique de grades. La famille n'est réunie qu'à la caisse, nulle part ailleurs, donc vous ne perdez jamais de vue quel enfant est où. Un pack de crédits peut aussi être partagé entre deux membres : une seule carte famille couvre un parent et un enfant, et les réservations de l'un comme de l'autre puisent dans la même réserve.

Soyons clairs sur la remise fratrie, parce que c'est là que les logiciels en promettent trop. Aucun moteur de règles ne repère un deuxième enfant pour retrancher un pourcentage tout seul. La remise s'applique au moment où vous vendez l'abonnement, avec son motif inscrit dessus, pour qu'un an plus tard n'importe qui puisse voir pourquoi cet élève paie ce qu'il paie. C'est une décision manuelle qui laisse une trace permanente, pas une automatisation.

La capacité vit sur le cours et peut être remplacée sur une séance précise : un samedi accueille quarante personnes en open mat sans rien changer au cours récurrent en dessous. La fenêtre de réservation, le délai d'annulation et la règle des absences sont à vous de fixer, et quand une séance se remplit, la liste d'attente prend le relais : le premier élève inscrit est réservé et prévenu dès qu'une place se libère. Une séance peut être annulée à n'importe quelle date puis rouverte plus tard, et les jours de fermeture se déclarent une fois pour tout le planning.

Pour l'équipe de compétition, les compétitions sont suivies à part : l'événement, les athlètes engagés, le résultat et les notes prises dans le coin. Un interclub dimanche et un championnat national en mars sont tous les deux des événements avec une liste d'athlètes en face. Les rapports répartissent ensuite le chiffre d'affaires par discipline, pour qu'un club qui fait tourner du Muay Thai, du jiu-jitsu et un programme karaté enfants voie lequel paie réellement le loyer. Les clubs de Thaïlande lisent tout cela en thaï, affichent leurs prix en bahts et joignent leurs élèves sur LINE : le logiciel de salle pour la Thaïlande.

Réglez la devise du club sur la livre et chaque prix, chaque reçu et chaque rapport suit. Les cotisations se renouvellent automatiquement par carte via votre propre compte Stripe, et un paiement refusé marque le membre comme débiteur au lieu de laisser l'abonnement filer sans que personne ne le voie. Les espèces à la porte et les virements sont enregistrés à l'accueil comme n'importe quel autre paiement, avec le même reçu numéroté.

Maintenant la partie qui fâche, dite à voix haute plutôt qu'enterrée. MoveMembers ne prélève pas les cotisations par prélèvement bancaire. Il n'y a ni GoCardless, ni Bacs, ni SEPA. Les cotisations récurrentes passent par carte, plus PromptPay pour les clubs de Thaïlande. Si votre club repose sur un mandat pour chaque membre, c'est une vraie raison de rester où vous êtes, et il vaut mieux le savoir maintenant qu'après un import.

Le reste se transpose sans peine. Les passages de grade se font par discipline et par trimestre, les cours juniors portent leurs responsables légaux et leurs autorisations signées, et une séance annulée pour un jour férié tombe dans les jours de fermeture. Si vous pesez tout cela face aux noms habituels, la page Alternatives à Mindbody pose la liste sans prétendre que nous gagnons chaque ligne.